Mẫu Email Chào Hàng Gửi Người Mua Sau Hội Chợ

Email chào hàng sau hội chợ nên gửi trong 72 giờ, dài không quá sáu dòng, và nhắc đúng điều hai bên đã nói tại gian. Bài này có bốn mẫu email bằng tiếng Anh cho nhà nhập khẩu, nhà phân phối, chuỗi bán lẻ và bếp khách sạn, kèm hai mẫu nhắc lại cho ngày thứ 14 và ngày thứ 30.

Bạn sao chép được ngay. Nhưng hãy đọc mục 2 trước, vì mẫu email chỉ dùng được khi bạn đã ghi ba dòng về mỗi khách ngay tại gian.

1. Vì Sao Email Sau Hội Chợ Quyết Định Cả Chuyến Đi

Một người mua gặp hàng trăm người trong năm ngày hội chợ. Sau khoảng 72 giờ, họ khó nhớ bạn là ai nếu không có gì nhắc lại. Đơn hàng xuất khẩu cũng hiếm khi chốt ở lần liên hệ đầu. Nó thường chốt ở lần thứ ba hoặc thứ tư.

Nghĩa là chuyến đi chưa kết thúc khi bạn lên máy bay về. Phần có tiền nằm ở ba mươi ngày sau đó, và nó nằm trong hộp thư.

Tại Gulfood 2026, nhà nhập khẩu, thương mại và bán sỉ chiếm 28% khách, nhà phân phối 19%, bán lẻ 16%. Ba nhóm này hỏi những thứ khác nhau, nên một email chung gửi cho tất cả sẽ không trả lời đúng câu hỏi của ai. Cơ cấu người mua đầy đủ nằm ở trang hội chợ Gulfood.

Nguồn: Gulfood 2026 Post Show Report, mục Buyers Industry. Các mốc 72 giờ và số lần liên hệ là kinh nghiệm của Wisematch, không phải số của ban tổ chức.

2. Việc Phải Làm Trước Khi Viết, Ba Dòng Cho Mỗi Khách

Ngay lúc khách rời gian, bạn ghi ba dòng lên mặt sau danh thiếp hoặc vào điện thoại.

1. Họ tìm gì. Tên sản phẩm, quy cách, số lượng họ nhắc tới.
2. Họ ở thị trường nào, bán qua kênh nào. Nhập khẩu, phân phối, bán lẻ hay bếp khách sạn.
3. Bước tiếp theo đã hứa. Gửi giá CIF, gửi mẫu, gửi chứng nhận, hay gọi lại.

Tới tối, bốn mươi danh thiếp trông giống hệt nhau. Ba dòng này là thứ duy nhất giúp email của bạn khác với email của ba mươi gian còn lại.

Tối ngày cuối hội chợ, bạn chia danh sách thành ba nhóm.

3. Cấu Trúc Sáu Dòng Của Một Email Sau Hội Chợ

Sáu dòng là đủ. Người mua đọc email trên điện thoại, giữa hai cuộc họp. Phần chi tiết nằm trong tệp đính kèm.

3.1. Sáu Cụm Từ Tiếng Anh Dùng Lại Được

4. Mẫu Một, Gửi Nhà Nhập Khẩu Và Bán Sỉ

Nhóm này mua theo container và ký hợp đồng dài hạn. Họ cần thấy công suất và độ ổn định giao hàng trước.

Subject: Gulfood 2027 – [Product name], CIF Jebel Ali price as discussed

Dear Mr. [Name],

Thank you for visiting our stand [stand number] at Gulfood on [date]. You asked about

• 

  Album

  $15.00 Thêm vào giỏ hàng Quick View

for the [country] market.

As promised, please find attached our price list: CIF Jebel Ali, three quantity tiers, MOQ one 20-foot container.

We produce [capacity] containers per month and currently ship to [markets]. Our factory is certified [HACCP / ISO 22000 / Halal by …], valid until [month/year].

Could you tell me your usual order volume per month, so I can confirm the lead time for your first shipment?

Best regards,
[Name], [Title]
[Company] – [City], Vietnam
WhatsApp: [number] | [website]

Chỗ cần sửa cho đúng trường hợp của bạn: điều kiện giao hàng phải khớp với điều bạn đã nói tại gian. Nếu khách ở Ả Rập Xê Út thì cảng đích là Jeddah hoặc Dammam, không phải Jebel Ali. Nếu bạn chưa từng xuất container nào, bỏ câu “currently ship to” và nói thật ở lần trao đổi sau.

5. Mẫu Hai, Gửi Nhà Phân Phối

Nhà phân phối mua theo lô lớn rồi bán lại cho điểm bán. Họ quan tâm biên lợi nhuận và việc bạn hỗ trợ gì để hàng chạy.

Subject: Gulfood 2027 – [Brand/Product] distribution in [country]

Dear Ms. [Name],

It was a pleasure meeting you at Gulfood on [date]. You mentioned that you distribute [category] to [channel, e.g. supermarkets and groceries] in [country].

Attached is our distributor price list with volume tiers, and the product sheet for the [number] items you tasted.

For new distributors we can support with [samples for store listings / Arabic-English labels / shelf-ready cartons]. Shelf life is [months] from production date.

Which of these items fits your current range best? I can prepare a first trial order proposal for it this week.

Best regards,
[Signature]

Chỗ cần sửa: chỉ viết những hỗ trợ bạn thật sự làm được. Câu hỏi cuối thư buộc người đọc chọn một sản phẩm, nên dễ trả lời hơn câu “anh chị thấy thế nào”.

6. Mẫu Ba, Gửi Chuỗi Bán Lẻ

Người mua bán lẻ nghĩ theo từng mã hàng trên kệ. Họ cần bao bì hoàn chỉnh, mã vạch, chứng nhận. Nhiều chuỗi còn hỏi hàng mang nhãn riêng của họ.

Subject: Gulfood 2027 – [Product] retail pack [size], samples and specification

Dear Mr. [Name],

Thank you for your time at our stand at Gulfood. You were interested in in the [size] retail pack for your [store format].

Attached: product specification, front and back label, and carton details ([units] per carton, [cartons] per pallet).

The product is [Halal certified by … / HACCP certified]. We can supply under our brand or as private label, MOQ [quantity] per item.

May I send [number] sample packs to your office? Please confirm the delivery address and contact person.

Best regards,
[Signature]

Chỗ cần sửa: ảnh nhãn phải là nhãn thật, chụp rõ cả hai mặt. Với thị trường UAE, nhãn cần có tiếng Ả Rập hoặc song ngữ. Nếu nhãn của bạn chưa có, hãy nói rõ là sẽ làm theo yêu cầu của nhà nhập khẩu.

Vì sao nhãn riêng lại đáng nhắc? Khi Wisematch đếm kệ quế trên trang bán hàng trực tuyến của một chuỗi siêu thị lớn tại UAE ngày 15/09/2026, hai mã quế ghi xuất xứ Việt Nam đều mang nhãn riêng của chính siêu thị. Bán dưới nhãn của chuỗi là một đường vào kệ có thật. Bài hàng Việt trên kệ Dubai phân tích cái được và cái mất của đường này.

6.1. Mẫu Bổ Sung, Gửi Bếp Khách Sạn Và Chuỗi Nhà Hàng

Khách sạn, nhà hàng và đơn vị suất ăn chiếm 17% khách Gulfood 2026. Họ mua đều, số lượng vừa, và cần chất lượng giống hệt nhau giữa các lô.

Subject: Gulfood 2027 – [Product] food service pack [size], as tasted at our stand

Dear Chef [Name],

Thank you for tasting our at Gulfood on [date]. You asked about the [size] food service pack for your kitchens in [city].

Attached is the specification sheet with storage conditions, shelf life and carton size. Each batch is tested for [parameter], and we can share the lab report with every shipment.

Do you buy directly, or through a local distributor? If through a distributor, I would be glad to contact them with your reference.

Best regards,
[Signature]

Chỗ cần sửa: bếp khách sạn hiếm khi tự nhập khẩu. Câu hỏi cuối thư giúp bạn tìm ra nhà phân phối đang cấp hàng cho họ. Người đó mới là người ký đơn.

7. Hai Mẫu Nhắc Lại Cho Ngày 14 Và Ngày 30

7.1. Ngày Thứ 14, Thêm Một Thông Tin Mới

Subject: Re: Gulfood 2027 – [Product], [new information]

Dear Mr. [Name],

I am following up on my email of [date] about .

One update that may be useful: [new crop price / new certificate / sample ready to ship / available production slot in month].

Would a 15-minute call this week be convenient? I am available on WhatsApp at [number].

Best regards,
[Signature]

Email nhắc lại phải có một thông tin mới. Một email chỉ hỏi “anh đã đọc thư tôi chưa” không cho người mua lý do để trả lời.

7.2. Ngày Thứ 30, Hỏi Một Câu Có Hay Không

Subject: Re: Gulfood 2027 – [Product], shall I keep your file open?

Dear Mr. [Name],

I understand the weeks after Gulfood are busy. I do not want to fill your inbox.

Is still of interest for [this year / next season]? A one-word reply is fine: yes, later, or no.

If later, please tell me the right month and I will contact you then.

Best regards,
[Signature]

Đây là mốc phần lớn doanh nghiệp bỏ cuộc. Một câu hỏi có hay không thường được trả lời, vì nó chỉ mất của người mua năm giây. Câu trả lời “later” kèm một tháng cụ thể là một kết quả tốt.

8. Dòng Tiêu Đề, Nên Và Không Nên

Công thức: tên hội chợ, gạch nối, tên sản phẩm theo cách người mua gọi, rồi thứ họ đã hỏi. Tên sản phẩm dùng tên loại hàng bằng tiếng Anh phổ thông và mã cấp hạng, không dùng tên thương mại tiếng Việt.

9. Tệp Đính Kèm, Bốn Tệp Là Đủ

• Bảng thông số sản phẩm, một trang cho mỗi mã, bằng tiếng Anh.
• Bảng giá, ghi điều kiện giao hàng, cảng, ba bậc sản lượng và ngày hết hiệu lực của giá.
• Chứng nhận, bản quét còn hạn.
• Ảnh nhãn hai mặt, khi gửi cho người mua bán lẻ.

Mọi tệp ở dạng PDF, đặt tên bằng tiếng Anh có tên công ty, tổng dung lượng nhỏ. Không gửi tệp nén. Không gửi cả catalogue ba mươi trang cho người chỉ hỏi một sản phẩm.

Bạn nên làm bốn tệp này trước ngày bay, không phải sau khi về. Bài 90 ngày trước ngày bay xếp việc này vào mốc T trừ 60.

10. Lịch Gửi Bốn Mốc

Nếu hội chợ là Gulfood 2027, bế mạc ngày 19/03/2027, thì bốn mốc rơi vào trước 22/03, ngày 26/03, ngày 02/04 và ngày 18/04/2027.

10.1. Ba Lưu Ý Khi Viết Cho Người Mua Ở Vùng Vịnh

• Xưng hô. “Dear Mr. Ahmed” với tên riêng là cách viết thông dụng. Nếu không chắc người nhận là nam hay nữ, dùng cả họ tên.
• Tháng Ramadan. Nếu email rơi vào tháng chay, một lời chúc ngắn “Ramadan Kareem” ở đầu thư là phù hợp. Năm 2027, Ramadan được dự báo từ 08/02 tới khoảng 08–09/03.
• Kênh trả lời. Nhiều người mua trả lời bằng tin nhắn nhanh hơn email. Ghi số WhatsApp trong chữ ký và mở máy trong giờ làm việc của họ.

Một mẹo nhỏ về giờ gửi: tuần làm việc ở UAE là thứ Hai tới thứ Sáu, và nhiều nơi nghỉ sớm chiều thứ Sáu. Bạn gửi vào buổi sáng theo giờ của người nhận, tránh chiều thứ Sáu và cuối tuần.

11. Tám Lỗi Hay Gặp Trong Email Sau Hội Chợ

1. Gửi sau hai tuần. Lúc đó người mua đã nhận báo giá của các gian khác.
2. Một mẫu chung cho tất cả. Người mua nhận ra ngay.
3. Hứa “sẽ gửi giá sau”. Họ đã hỏi giá tại gian. Email phải có con số.
4. Giá không kèm điều kiện giao hàng. Người mua không so sánh được.
5. Mở đầu bằng lịch sử công ty. Dòng đầu phải là cuộc gặp, không phải năm thành lập.
6. Không có câu hỏi ở cuối. Email không hỏi gì thì không ai trả lời.
7. Tiếng Anh dịch máy không soát. Một câu sai ở dòng đầu làm giảm niềm tin vào cả bộ hồ sơ.
8. Bỏ cuộc sau một lần im lặng. Im lặng ở tuần đầu thường chỉ có nghĩa là họ bận.

Sáu lý do lớn hơn khiến một chuyến đi không ra đơn nằm trong bài đi hội chợ về không có đơn hàng.

12. Khi Người Mua Trả Lời Rằng Giá Cao

Đây là thư trả lời hay gặp nhất, và là một tín hiệu tốt. Người không quan tâm thì không trả lời.

Dear Mr. [Name],

Thank you for your feedback on the price. To compare correctly, may I ask which specification and delivery term the other offer is based on?

Our price of [amount] is for [specification], [certifications], CIF [port]. For a first order of [quantity], I can offer [alternative: a different pack size / FOB term / a second quantity tier].

Best regards,
[Signature]

Đừng giảm giá ngay trong thư đầu. Hỏi lại quy cách và điều kiện của báo giá kia trước. Theo báo cáo sau hội chợ Gulfood 2026, giá cạnh tranh chỉ đứng thứ ba trong các yếu tố người mua nêu, với 39%, sau chất lượng 60% và độ tin cậy 58%. Phần này có bài riêng: người mua ở Gulfood chọn nhà cung cấp theo gì. Muốn hiểu người mua so các nhà cung cấp ra sao, bạn đọc bài viết từ phía họ: Gulfood 2027 cho doanh nghiệp nhập khẩu.

13. Đo Kết Quả Thế Nào

Wisematch không đưa ra mức “bao nhiêu phần trăm là tốt”, vì chúng tôi chưa có đủ số liệu của nhiều doanh nghiệp để nói điều đó. Con số có ích nhất là số của chính bạn, so giữa kỳ này và kỳ trước.

14. Câu Hỏi Thường Gặp

14.1. Nên Gửi Email Sau Hội Chợ Trong Bao Lâu?

Trong 72 giờ sau khi hội chợ bế mạc. Với khách nhóm A, bạn có thể gửi ngay tối hôm gặp.

14.2. Email Chào Hàng Nên Dài Bao Nhiêu?

Khoảng sáu dòng. Chi tiết nằm trong tệp đính kèm: bảng thông số, bảng giá, chứng nhận.

14.3. Viết Bằng Tiếng Anh Hay Tiếng Của Người Mua?

Tiếng Anh là đủ cho phần lớn người mua tại các hội chợ quốc tế. Điều quan trọng là viết đúng và ngắn. Nhãn sản phẩm mới là thứ cần tiếng của thị trường đích.

14.4. Người Mua Không Trả Lời Thì Nhắc Mấy Lần?

Hai lần nữa, vào ngày thứ 14 và ngày thứ 30. Mỗi lần có một thông tin mới hoặc một câu hỏi dễ trả lời. Sau ngày 30, bạn chuyển họ sang danh sách liên hệ lại trước kỳ hội chợ sau.

14.5. Có Nên Nhắn WhatsApp Thay Email Không?

Nên dùng cả hai nếu người mua đã đưa số tại gian. Email để gửi tài liệu, tin nhắn để báo rằng email đã gửi. Đừng gửi bảng giá qua tin nhắn cho người chưa cho phép.

14.6. Wisematch Có Hỗ Trợ Phần Liên Hệ Sau Hội Chợ Không?

Có. Với doanh nghiệp đi cùng, Wisematch cùng phân loại danh sách người đã gặp và rà email trước khi gửi. Chúng tôi không cam kết số đơn hàng. Các cách tham gia nằm ở trang dịch vụ của Wisematch.

Người viết: Maximillien Quân Phạm, người sáng lập Wisematch, nhà trưng bày tại Gulfood 2026.