Lần đầu đi hội chợ quốc tế, bạn cần bắt đầu chuẩn bị 90 ngày trước ngày bay, chia làm năm giai đoạn với 31 việc. Với Gulfood 2027 khai mạc ngày 15/03/2027, mốc 90 ngày rơi vào 15/12/2026. Riêng kỳ này bạn nên làm sớm hơn, vì Tết Đinh Mùi và tháng Ramadan cùng nằm trong sáu tuần cuối.
Bài này dựng lịch ngược từ ngày khai mạc, ghi rõ ngày dương lịch của từng mốc. Bạn in bảng ở mục 1 ra, dán lên tường, và tích từng ô. Không việc nào trong 31 việc cần vốn lớn. Tất cả đều cần làm đúng lúc.
1. Lịch 90 Ngày Dựng Ngược Từ Gulfood 2027
| Mốc | Ngày dương lịch | Giai đoạn | Số việc |
|---|---|---|---|
| T trừ 90 ngày | 15/12/2026 | Quyết định: sản phẩm, thị trường, người đi, chứng nhận | 6 |
| T trừ 60 ngày | 14/01/2027 | Tài liệu: thông số, catalogue, bảng giá, hồ sơ ghép cặp | 6 |
| T trừ 30 ngày | 13/02/2027 | Hậu cần và tập dượt: visa, hàng mẫu, lịch gặp | 8 |
| Trong hội chợ | 15–19/03/2027 | Năm ngày tại gian | 5 |
| T cộng 1 đến T cộng 30 | 20/03–18/04/2027 | Liên hệ lại và tính sổ | 6 |
Ngày hội chợ theo công bố của ban tổ chức tại gulfood.com. Danh sách việc do Wisematch soạn. Nếu bạn đi hội chợ khác, giữ nguyên khoảng cách ngày và thay ngày khai mạc.
2. Vì Sao Là 90 Ngày, Và Vì Sao Kỳ 2027 Phải Bắt Đầu Sớm Hơn
Người mua lớn không đi dạo qua từng gian rồi mới quyết định gặp ai. Tại Gulfood 2026, hơn 3.500 cuộc gặp trong khu ghép người mua đã được xếp lịch xong trước ngày khai mạc, và 81% số đó chuyển sang trao đổi tiếp.
Nghĩa là năm ngày ở hội chợ chỉ là phần thu hoạch. Phần gieo nằm ở các tuần trước đó: hồ sơ sản phẩm để người mua tìm ra bạn, lời mời gặp gửi đi trước, và tài liệu đủ để trả lời câu hỏi ngay tại bàn.
Nguồn: Gulfood 2026 Post Show Report, ban tổ chức Gulfood.
Chín mươi ngày là đủ cho một doanh nghiệp đã có sản phẩm và chứng nhận cơ bản. Ba mươi ngày thì không đủ. Và kỳ 2027 có hai điều khiến lịch thật ngắn hơn lịch trên giấy.
| Sự kiện | Thời gian | Ảnh hưởng tới việc chuẩn bị |
|---|---|---|
| Tết Đinh Mùi tại Việt Nam | Mùng 1 là 06/02/2027 | Nhà in, xưởng bao bì, đơn vị giao nhận và cơ quan cấp giấy nghỉ khoảng một đến hai tuần quanh ngày này |
| Tháng Ramadan tại UAE | Dự kiến từ 08/02/2027 tới khoảng 08–09/03/2027 | Giờ làm việc ở vùng Vịnh rút ngắn, người mua trả lời email chậm hơn |
| Lễ Eid al-Fitr tại UAE | Dự kiến 09–11 hoặc 10–12/03/2027 | Nghỉ lễ ngay trước tuần hội chợ |
| Gulfood 2027 | 15–19/03/2027 | Khai mạc vài ngày sau kỳ nghỉ lễ |
Nguồn: ngày Ramadan và Eid al-Fitr theo dự báo của Trung tâm Thiên văn UAE, báo The National đăng ngày 09/09/2026. Ngày chính thức phụ thuộc việc quan sát trăng.
Nghĩa là từ khoảng T trừ 40 tới T trừ 3, phía Việt Nam nghỉ Tết còn phía UAE vào tháng chay. Ba việc chạm vào quãng này là in ấn, gửi hàng mẫu và đặt lịch gặp. Cả ba nên xong trước ngày 30/01/2027, tức sớm hơn lịch trên giấy khoảng hai tuần.
3. T Trừ 90 Ngày, Sáu Việc Quyết Định
Mốc 15/12/2026. Đây là giai đoạn quyết định. Sai ở đây thì 89 ngày sau không cứu được.
3.1. Chốt Danh Sách Sản Phẩm Mang Đi
Tối đa năm mã, không mang cả danh mục. Người mua dừng ở một gian vài phút. Năm mã rõ ràng dễ nhớ hơn ba mươi mã xếp kín quầy.
3.2. Chốt Thị Trường Đích
UAE, Ả Rập Xê Út và Ai Cập là ba thị trường khác nhau về nhãn, về giá và về kênh bán. Tại Gulfood 2026, khách Trung Đông chiếm 48,61%, châu Á 22,1%, châu Âu 11,98%, châu Phi 11,03%. Bạn chọn một, tối đa hai thị trường, rồi chuẩn bị tài liệu cho đúng nơi đó. Nếu nơi bạn nhắm là UAE, bài tư vấn thâm nhập thị trường Dubai là chỗ đọc trước.
3.3. Chốt Người Đi Và Phân Vai
Ai nói kỹ thuật, ai nói thương mại, ai ghi thông tin khách. Một người làm cả ba việc thì việc thứ ba luôn bị bỏ.
3.4. Rà Toàn Bộ Chứng Nhận
Ghi ngày hết hạn của từng giấy. Giấy nào hết hạn trước tháng 04/2027 thì gia hạn ngay. Người mua có kiểm tra ngày.
3.5. Đặt Lịch Làm Chứng Nhận Còn Thiếu
Chứng nhận Halal thường mất vài tháng. Trước khi trả tiền, bạn kiểm tra tổ chức cấp có nằm trong danh sách được UAE công nhận hay không. Chứng nhận từ đơn vị ngoài danh sách không có giá trị tại cửa khẩu UAE.
3.6. Chụp Lại Ảnh Sản Phẩm Và Dây Chuyền
Bốn tấm cho mỗi mã: sản phẩm trên nền trắng, thùng carton, nhãn chụp cận cả hai mặt, và dây chuyền thật có người làm việc. Ảnh này dùng lại cho catalogue, hồ sơ ghép cặp và email sau hội chợ.
Nếu tới mốc này bạn vẫn chưa chắc có nên đi hay không, hãy đọc bài ai không nên đi hội chợ Gulfood 2027 trước khi làm tiếp.
4. T Trừ 60 Ngày, Sáu Việc Làm Tài Liệu
Mốc 14/01/2027. Đây là giai đoạn nặng nhất về khối lượng. Với kỳ 2027, bạn có khoảng ba tuần làm việc trước khi mọi thứ dừng lại vì Tết.
4.1. Viết Bảng Thông Số Sản Phẩm Bằng Tiếng Anh
Mỗi mã một trang: thành phần, quy cách, hạn dùng, điều kiện bảo quản, số lượng đặt tối thiểu và điều kiện giao hàng. Người mua là nhà sản xuất, chiếm 11% khách Gulfood 2026, đọc kỹ trang này nhất.
4.2. Làm Catalogue Song Ngữ
Nhờ một người đã làm xuất khẩu đọc soát. Người mua đọc ba dòng đầu. Một câu tiếng Anh sai ngữ pháp ở dòng đầu là đủ để họ đặt tờ rơi xuống.
4.3. Làm Bảng Giá Ba Bậc
Ba mức sản lượng, ghi rõ FOB hay CIF và cảng đi. Một con số đứng một mình thì người mua không so được với ai. Bài người mua ở Gulfood chọn nhà cung cấp theo gì giải thích vì sao giá chỉ được xét sau chất lượng và độ tin cậy.
4.4. Khai Hồ Sơ Sản Phẩm Lên Nền Tảng Ghép Cặp
Với Gulfood, nền tảng đó là Gulfood Connexions. Người mua tìm nhà cung cấp bằng ô tìm kiếm chứ không đi hết hơn 8.500 gian. Tên sản phẩm phải viết theo cách người mua gõ: tên loại hàng bằng tiếng Anh phổ thông, rồi cấp hạng, rồi quy cách.
| Viết thế này thì khó tìm ra | Viết thế này thì tìm ra |
|---|---|
| Hạt điều loại 1 | Cashew Kernels W320, Raw, 22.68kg Vacuum Carton |
| Gạo thơm đặc sản | Jasmine Fragrant Rice 5% Broken, 25kg PP Bag, Crop 2026 |
| Nước mắm truyền thống | Fish Sauce, 40 Degrees N, Traditional Fermented, 500ml Glass |
4.5. Tự Tìm Sản Phẩm Của Mình
Đăng nhập lại và gõ từ khoá tiếng Anh mà một người mua sẽ gõ. Không thấy mình trong ba trang đầu thì hồ sơ chưa xong. Sửa tên và nhóm hàng, rồi thử lại.
4.6. Chuẩn Bị Bộ Hồ Sơ Nhà Nhập Khẩu Sẽ Hỏi
Ảnh nhãn hai mặt, bảng thành phần, phiếu kiểm nghiệm, chứng nhận Halal, HACCP hoặc ISO 22000, giấy chứng nhận xuất xứ C/O, giấy chứng nhận y tế nếu nhóm hàng yêu cầu, và thông số bao bì. Tám loại giấy này người mua sẽ hỏi ngay sau cuộc gặp đầu. Phần chứng từ khi đã có đơn hàng nằm trong bài thủ tục xuất khẩu hàng hoá ra nước ngoài.
5. T Trừ 30 Ngày, Tám Việc Hậu Cần Và Tập Dượt
Mốc 13/02/2027. Giai đoạn này không thêm việc mới, chỉ hoàn thiện. Với kỳ 2027, mốc này rơi ngay sau Tết và trong tháng Ramadan, nên ba việc đầu nên làm xong từ cuối tháng 01.
5.1. Xin Visa, Đặt Vé, Đặt Phòng
Giá phòng ở Dubai tăng mạnh trong tuần hội chợ. Khu triển lãm Dubai Exhibition Centre nằm ở Expo City, phía nam thành phố, cách khu Deira ở đầu bắc một quãng đường dài. Bạn chọn khách sạn theo tuyến metro tới Expo City để không mất hai, ba giờ mỗi ngày trên xe. Nếu bạn đi theo đoàn, phần này do đơn vị tổ chức lo, như tour tham quan hội chợ của Wisematch.
5.2. Gửi Hàng Mẫu
Hàng thực phẩm cần thời gian thông quan tại UAE và không nên mang xách tay với số lượng lớn. Mẫu tới sau ngày khai mạc là mất cả kỳ. Với kỳ 2027, bạn gửi trước Tết.
5.3. Gửi Lời Mời Gặp Chủ Động
Đừng chờ người mua tìm tới. Bạn tìm người mua đúng nhóm hàng trên nền tảng ghép cặp và gửi lời mời. Với kỳ 2027, gửi trước ngày 08/02/2027, trước khi tháng Ramadan bắt đầu.
5.4. Tập Trả Lời Mười Hai Câu Người Mua Hay Hỏi
Bằng tiếng Anh, tới khi người trực gian trả lời trôi chảy mà không cần nhìn giấy. Danh sách ở mục 9.
5.5. Chuẩn Bị Cách Ghi Thông Tin Khách
Mẫu giấy in sẵn hoặc biểu mẫu trên điện thoại. Mỗi khách ba dòng: họ tìm gì, họ ở thị trường nào, bước tiếp theo là gì.
5.6. In Tài Liệu Mang Theo
Đừng chỉ dựa vào bản điện tử. Mạng tại hội chợ hay nghẽn vào giờ đông.
5.7. Chuẩn Bị Đồ Nếm Và Dụng Cụ
Cốc, tăm, khăn giấy, thùng rác nhỏ. Thiếu mẫu nếm thì bạn phải nói gấp ba mà vẫn kém thuyết phục.
5.8. Chốt Lịch Gặp Và In Ra Giấy
In theo từng ngày, ghi giờ, tên người, tên công ty và nơi gặp. Điện thoại hết pin đúng lúc là chuyện thường ở ngày thứ ba.
6. Năm Ngày Tại Hội Chợ, Năm Việc Cần Kỷ Luật Hơn Kỹ Năng
Gulfood 2027 mở cửa 10:00 đến 18:00 từ 15 đến 18/03, và 10:00 đến 17:00 ngày 19/03.
- Ngày đầu: kiểm tra gian, điện, ánh sáng, màn hình trước giờ mở cửa. Lỗi phát hiện lúc 9 giờ còn sửa được.
- Mỗi ngày: chia ca trực. Không để gian trống vào giờ cao điểm, kể cả giờ ăn trưa.
- Mỗi khách: ghi ngay ba dòng lúc họ vừa rời đi. Tới tối thì bốn mươi danh thiếp trông giống hệt nhau.
- Mỗi tối: gõ lại danh sách khách trong ngày vào một tệp, phân loại luôn.
- Nửa ngày: đi khu ghép cặp và các gian cùng ngành. Đây là nghiên cứu thị trường không mất tiền.
Một điều chúng tôi tự gặp ở Gulfood 2026: trong sảnh có lúc không còn chỗ nào để ngồi với khách. Đứng giữa lối đi thì chỉ kịp trao danh thiếp. Nếu gian của bạn không có bàn ghế, hãy tìm trước một chỗ ngồi gần đó cho những cuộc hẹn đã đặt.
7. Ba Mươi Ngày Sau Hội Chợ, Sáu Việc Đừng Bỏ
Đây là giai đoạn nhiều tiền bị bỏ phí nhất. Đơn hàng xuất khẩu hiếm khi chốt trong tuần đầu.
| Khi nào | Ngày (theo Gulfood 2027) | Việc |
|---|---|---|
| Trong 72 giờ | Trước 22/03/2027 | Gửi email cho toàn bộ danh sách, mỗi email nhắc lại điều đã nói tại gian |
| Trong 72 giờ | Trước 22/03/2027 | Gửi kèm đúng thứ người mua đã hỏi, không hứa gửi sau |
| Ngày thứ 7 | 26/03/2027 | Chia khách thành ba nhóm: theo ngay, theo sau, bỏ |
| Ngày thứ 14 | 02/04/2027 | Liên hệ lần hai với nhóm chưa trả lời |
| Ngày thứ 30 | 18/04/2027 | Liên hệ lần ba. Phần lớn doanh nghiệp bỏ cuộc ở đây |
| Ngày thứ 30 | 18/04/2027 | Tính chi phí trên mỗi khách tiềm năng |
Con số ở dòng cuối quyết định lần sau bạn đi tiếp hay đổi hội chợ. Cách tính: tổng chi phí chuyến đi chia cho số khách thuộc nhóm “theo ngay”. Không có con số này thì kỳ sau bạn lại quyết định bằng cảm giác.
Bài đi hội chợ về không có đơn hàng phân tích kỹ sáu lý do, phần lớn nằm ở chính ba mươi ngày này.
8. Nếu Bạn Bắt Đầu Muộn Hơn 90 Ngày
Vẫn đi được, nhưng phải cắt.
- Cắt số mã mang đi xuống còn hai.
- Cắt tham vọng làm chứng nhận mới. Dùng những giấy đang có và nói thẳng với người mua giấy nào đang làm.
- Dồn sức vào ba việc: catalogue tiếng Anh dùng được, hồ sơ trên nền tảng ghép cặp, và lịch gặp đặt trước.
Nếu chỉ còn dưới 30 ngày, phương án hợp lý hơn là đi tham quan kỳ này và thuê gian kỳ sau. Bạn vẫn xem được đối thủ, giá và cách người mua hỏi, với chi phí thấp hơn nhiều.
9. Mười Hai Câu Người Mua Hay Hỏi Tại Gian
Danh sách do Wisematch soạn từ những lần đứng gian. Bạn viết sẵn câu trả lời bằng tiếng Anh cho từng câu, mỗi câu không quá ba dòng.
- What is your minimum order quantity? Số lượng đặt tối thiểu là bao nhiêu?
- Is this price FOB or CIF, and from which port? Giá này theo điều kiện nào, cảng nào?
- What is your lead time after order confirmation? Bao lâu sau khi chốt đơn thì giao?
- What is your monthly capacity? Công suất mỗi tháng?
- Which certifications do you hold, and until when? Có chứng nhận gì, hạn tới khi nào?
- Is the product Halal certified, and by whom? Có Halal không, tổ chức nào cấp?
- What is the shelf life from production date? Hạn dùng tính từ ngày sản xuất?
- Can you do private label or custom packaging? Có làm nhãn riêng, bao bì riêng không?
- Which countries do you export to now? Đang xuất đi những nước nào?
- What are your payment terms for a first order? Điều kiện thanh toán cho đơn đầu?
- Can you send samples, and who pays the freight? Gửi mẫu được không, ai trả cước?
- Do you offer exclusivity for my market? Có cho độc quyền thị trường không?
Câu 12 là câu bạn nên nghĩ trước ở nhà. Trả lời “có” quá nhanh với người đầu tiên hỏi là khoá luôn cả thị trường đó.
10. Lần Đầu Đi Thì Thuê Gian Hay Đi Tham Quan
Bảng 31 việc ở trên viết cho người thuê gian. Nếu bạn chưa từng đi hội chợ nước ngoài, có ba cách để vào.
| Cách | Hợp khi | Phải chuẩn bị |
|---|---|---|
| Đi tham quan theo đoàn | Chưa từng đi, muốn xem trước khi bỏ tiền thuê gian | Catalogue, danh thiếp, danh sách gian muốn ghé |
| Gửi hàng trưng bày tại gian chung | Muốn thử phản ứng người mua, chưa cử được người đi | Hàng mẫu, thông số, bảng giá |
| Thuê gian riêng | Đã xuất khẩu ít nhất một thị trường, đủ tài liệu tiếng Anh | Toàn bộ 31 việc |
Bài bốn cách đăng ký hội chợ Gulfood 2027 so sánh kỹ từng đường, gồm cả đi theo đoàn của cơ quan nhà nước và tự đăng ký với ban tổ chức. Về tiền, bạn xem bài chi phí đi hội chợ Dubai Gulfood 2027.
Đang ở mốc nào cũng bắt đầu được. Nhắn Zalo 035 462 4102, nói cho Wisematch biết hôm nay bạn đã có gì và còn thiếu gì. Chúng tôi cắt bảng này lại cho vừa thời gian còn lại và xếp thứ tự ưu tiên.
11. Cách Theo Dõi Tiến Độ
Mỗi tuần chụp lại bảng việc và gửi vào nhóm trò chuyện nội bộ. Ô nào chưa tích sau hai tuần liên tiếp thì đó là việc đang mắc, không phải việc đang chậm. Hai chuyện đó xử lý khác nhau: việc chậm thì thêm người, việc mắc thì phải có người quyết.
Bạn giao một người giữ bảng. Người đó không cần là giám đốc, nhưng phải được quyền hỏi giám đốc mỗi tuần một lần.
12. Câu Hỏi Thường Gặp
12.1. Chuẩn Bị Đi Hội Chợ Quốc Tế Mất Bao Lâu?
Khoảng 90 ngày với doanh nghiệp đã có sản phẩm và chứng nhận cơ bản. Nếu phải làm chứng nhận Halal mới thì cần thêm vài tháng. Việc chọn vị trí gian nên làm sớm hơn nữa, vì vị trí tốt thường hết trước sáu tháng.
12.2. Gulfood 2027 Diễn Ra Khi Nào, Ở Đâu?
Từ 15 đến 19/03/2027 tại Dubai, ở hai địa điểm là Dubai World Trade Centre và Dubai Exhibition Centre tại Expo City.
12.3. Lần Đầu Đi Có Nên Thuê Gian Ngay Không?
Chỉ nên khi bạn đã xuất khẩu ít nhất một thị trường và có đủ tài liệu tiếng Anh. Nếu chưa, bạn đi tham quan một kỳ trước.
12.4. Hàng Mẫu Nên Gửi Trước Bao Lâu?
Khoảng 30 ngày trước khai mạc, để đủ thời gian thông quan. Với Gulfood 2027, bạn gửi trước Tết Đinh Mùi, tức trước ngày 06/02/2027.
12.5. Không Giỏi Tiếng Anh Thì Có Đi Được Không?
Được, nếu trong đoàn có một người trả lời được mười hai câu ở mục 9. Chào hỏi được thì chưa đủ, vì người mua sẽ hỏi về độ ẩm, hạn dùng và quy cách pallet.
12.6. Wisematch Hỗ Trợ Gì Trong 90 Ngày Này?
Wisematch cùng bạn rà bảng việc, viết lại tên sản phẩm cho hồ sơ ghép cặp và xếp lịch gặp. Tại Gulfood 2027, Wisematch có gian N39-F2 rộng 80 m². Chúng tôi không cam kết số đơn hàng. Các dịch vụ nằm ở trang dịch vụ của Wisematch.
Người viết: Maximillien Quân Phạm, người sáng lập Wisematch, nhà trưng bày tại Gulfood 2026.
