Hàng mẫu đi hội chợ nước ngoài có ba đường: xách tay theo người, gửi chuyển phát nhanh, hoặc gửi qua đơn vị giao nhận của hội chợ. Với thực phẩm, chỗ vướng thường nằm ở nước đến chứ không ở Việt Nam: nhãn, giấy chứng nhận, hạn dùng còn lại và người đứng tên nhận hàng. Nên bắt đầu ít nhất 60 ngày trước ngày khai mạc.
Bài này đi theo đường của một thùng mẫu, từ kho ở Việt Nam tới quầy tại hội chợ, và chỉ ra từng chỗ nó hay bị giữ lại. Phần quy định được ghi kèm nguồn, và bạn xác nhận lại với đơn vị giao nhận cho lô hàng của mình.
1. Ba Đường Gửi Hàng Mẫu
| Xách tay | Chuyển phát nhanh | Giao nhận của hội chợ | |
|---|---|---|---|
| Hợp với | Vài hộp sản phẩm khô, tài liệu | Một tới vài thùng, tới thẳng địa chỉ nhận | Nhiều thùng, hàng cần giao tận gian |
| Ai làm thủ tục | Chính người mang | Hãng chuyển phát | Đơn vị giao nhận do ban tổ chức chỉ định hoặc giới thiệu |
| Rủi ro chính | Bị giữ ở cửa khẩu nếu là hàng hạn chế | Hàng thực phẩm bị giữ để kiểm tra, không có ai ở nước đến xử lý | Phải theo hạn nhận hàng, thường sớm |
| Giao tới gian | Tự mang | Thường không. Hàng tới kho hoặc khách sạn | Có |
Nghĩa là không có đường nào đúng cho mọi lô. Doanh nghiệp hay kết hợp: thùng lớn đi trước qua giao nhận, vài hộp dự phòng xách tay.
1.1. Vì Sao Giao Nhận Của Hội Chợ Thường Đáng Tiền
Hội chợ lớn thường có đơn vị giao nhận chính thức, ghi trong sổ tay nhà trưng bày. Họ có quyền đưa xe vào khu bốc dỡ, biết mã gian, và quen thủ tục thực phẩm của nước đó. Một hãng chuyển phát thông thường giao tới cổng trung tâm triển lãm, và thùng hàng dừng ở đó.
2. Phía Việt Nam, Ba Loại Hàng Với Ba Thủ Tục
| Loại hàng | Ví dụ | Thủ tục phía Việt Nam |
|---|---|---|
| Hàng tiêu hao, không mang về | Mẫu ăn thử, hộp tặng người mua, tờ rơi | Xuất dưới dạng hàng mẫu không thanh toán |
| Hàng mang đi rồi mang về | Sản phẩm trưng bày, tủ, kệ, máy | Tạm xuất tái nhập, hoặc sổ ATA |
| Hành lý của người đi | Vài hộp trong vali | Theo quy định hành lý của hãng bay và của nước đến |
Với hàng tạm xuất để dự hội chợ, triển lãm ở nước ngoài, thời hạn tái nhập là một năm kể từ ngày tạm xuất. Hồ sơ gồm tờ khai hải quan, chứng từ vận tải và văn bản xác nhận tham dự hội chợ.
Nguồn: Điều 50 Nghị định 08/2015/NĐ-CP, sửa đổi bởi Nghị định 167/2025/NĐ-CP.
Sổ ATA là lựa chọn mới cho hàng mang về. VCCI cấp cuốn đầu tiên cuối tháng 05/2026. Sổ không dùng cho mẫu ăn thử. Chi tiết ở bài ATA Carnet là gì.
2.1. Bộ Giấy Tờ Đi Kèm Một Thùng Mẫu Thực Phẩm
- Hoá đơn, ghi rõ là hàng mẫu, không có giá trị thương mại, kèm trị giá khai hải quan.
- Phiếu đóng gói, từng thùng một dòng.
- Giấy chứng nhận xuất xứ.
- Giấy chứng nhận y tế hoặc kiểm dịch, tuỳ loại hàng và nước đến.
- Bảng thành phần và ảnh nhãn.
- Chứng nhận Halal nếu đi thị trường Hồi giáo.
Danh sách chính xác do nước đến quyết định. Bạn xin danh sách bằng văn bản từ đơn vị giao nhận trước khi đóng thùng.
3. Phía Nước Đến, Năm Chỗ Hay Vướng
3.1. Người Đứng Tên Nhận Hàng
Hàng thực phẩm vào một nước cần một pháp nhân ở nước đó đứng tên nhận. Bạn không có công ty ở đó. Vì vậy cần đơn vị giao nhận của hội chợ hoặc một nhà nhập khẩu quen đứng tên. Thùng hàng gửi tới “tên tôi, khách sạn tôi ở” là thùng dễ bị giữ nhất.
3.2. Nhãn
Mẫu trưng bày vẫn là thực phẩm, và nhiều nước áp quy định nhãn cho cả hàng mẫu. Nhãn tiếng Việt không đủ. Tối thiểu cần tên sản phẩm, thành phần, ngày sản xuất, hạn dùng và nước xuất xứ bằng ngôn ngữ nước đó yêu cầu.
3.3. Giấy Chứng Nhận
Giấy chứng nhận y tế phải do cơ quan có thẩm quyền ở Việt Nam cấp, không phải do công ty tự làm. Xin giấy mất thời gian, và đây là lý do phải bắt đầu sớm.
3.4. Hạn Dùng Còn Lại
Hải quan và cơ quan thực phẩm nhìn hạn dùng còn lại, không nhìn hạn dùng in trên hộp. Một lô mẫu còn hai tháng hạn, đi đường biển mất ba tuần, tới nơi còn năm tuần. Có nước từ chối hàng có hạn dùng còn lại quá ngắn.
3.5. Hàng Bị Hạn Chế
Thịt, sữa, trứng và sản phẩm từ chúng bị kiểm soát chặt ở nhiều nước. Liên minh châu Âu cấm hành khách mang thịt, sữa và sản phẩm từ thịt, sữa từ ngoài khối vào trong hành lý. Thị trường Hồi giáo không nhận sản phẩm từ lợn và đồ uống có cồn theo đường thông thường.
Nghĩa là một hộp bánh có nhân thịt xách tay sang Đức có thể bị thu ngay tại sân bay, dù chỉ để trưng bày.
4. Gửi Mẫu Thực Phẩm Sang UAE Cho Gulfood
UAE là nơi Wisematch có số liệu rõ nhất, vì đã là nhà trưng bày tại Gulfood 2026 và có gian tại Gulfood 2027.
| Hạng mục | Yêu cầu |
|---|---|
| Ngôn ngữ nhãn | Tiếng Ả Rập, hoặc song ngữ Ả Rập và Anh |
| Ngày sản xuất và hạn dùng | In trên nhãn gốc, không dán đè. Chỉ một bộ ngày trên bao bì |
| Sticker tiếng Ả Rập | Phải được duyệt trước và dán trước khi xuất |
| Cách ghi hạn dùng | Hạn dùng từ ba tháng trở xuống ghi ngày, tháng, năm. Trên ba tháng ghi ngày, tháng, năm hoặc tháng, năm |
| Halal | Tổ chức chứng nhận phải nằm trong danh sách được cơ quan UAE công nhận |
Nguồn: trade.gov, mục UAE Labeling and Marking Requirements, và quy định Halal của Bộ Công nghiệp và Công nghệ tiên tiến UAE, truy cập 03/09/2026.
Theo một đơn vị giao nhận tại Dubai, hồ sơ thực phẩm nhập vào Dubai thường gồm hoá đơn thương mại, phiếu đóng gói, giấy chứng nhận xuất xứ, giấy chứng nhận y tế và giấy phép nhập thực phẩm của Dubai Municipality. Phần lớn thực phẩm chịu thuế nhập khẩu 5% trên trị giá CIF. Hàng được khai trên hệ thống nhập khẩu thực phẩm của Dubai Municipality.
Nguồn: Interlink Freight Agency, bài hướng dẫn cho người dự Gulfood, đăng ngày 24/02/2025. Đây là nguồn của một doanh nghiệp giao nhận, không phải văn bản của cơ quan nhà nước.
Nói cho đúng: Wisematch chưa có văn bản chính thức riêng về hàng mẫu triển lãm tại Dubai để dẫn ở đây. Quy định cho hàng mẫu có thể nhẹ hơn hàng thương mại ở một số điểm. Bạn hỏi đơn vị giao nhận chính thức của Gulfood, ghi trong sổ tay nhà trưng bày.
4.1. Lịch Của Kỳ 2027 Có Hai Chỗ Phải Tính
Gulfood 2027 mở cửa ngày 15/03/2027. Trước đó có hai kỳ nghỉ chồng lên đường đi của thùng mẫu.
- Tết Đinh Mùi. Mùng một rơi vào 06/02/2027. Xưởng in, cơ quan cấp giấy và đơn vị giao nhận ở Việt Nam nghỉ khoảng một tới hai tuần.
- Tháng Ramadan và lễ Eid al-Fitr. Ramadan dự kiến từ khoảng 08/02 tới khoảng 08/03/2027. Lễ Eid dự kiến ngày 09 tới 12/03. Trong tháng Ramadan, cơ quan ở UAE làm việc theo giờ rút ngắn. Trong lễ Eid, nhiều nơi nghỉ.
Nghĩa là thùng mẫu đi Gulfood 2027 nên rời Việt Nam trước Tết, tức trước cuối tháng 1. Gửi sau Tết, hàng tới Dubai đúng tháng Ramadan và có thể kẹt qua lễ Eid, ba ngày trước khai mạc.
Nguồn về Ramadan và Eid: dự báo của Trung tâm Thiên văn UAE, theo The National ngày 09/09/2026. Ngày chính thức phụ thuộc việc quan sát trăng.
5. Các Hội Chợ Khác, Điểm Cần Hỏi Kỹ Ở Từng Nơi
Bảng dưới không phải bảng quy định. Đó là danh sách điểm nên hỏi đơn vị giao nhận trước tiên ở từng nước, theo kinh nghiệm chuẩn bị của Wisematch.
| Hội chợ | Nước | Điểm nên hỏi trước tiên |
|---|---|---|
| Gulfood | UAE | Nhãn tiếng Ả Rập, chứng nhận Halal, hạn dùng còn lại |
| Anuga, SIAL Paris, Fi Europe | Đức, Pháp | Hàng có thành phần từ thịt, sữa, trứng. Cách ghi chất gây dị ứng trên nhãn |
| THAIFEX – Anuga Asia | Thái Lan | Giấy phép cho mẫu thực phẩm dùng tại triển lãm |
| Foodex Japan | Nhật Bản | Kiểm dịch với hàng nông sản. Phụ gia được phép dùng |
| Seoul Food & Hotel | Hàn Quốc | Kiểm dịch và khai báo nhập khẩu thực phẩm |
| FHC Shanghai | Trung Quốc | Loại hàng được phép vào dưới dạng mẫu triển lãm |
5.1. Mười Câu Hỏi Đơn Vị Giao Nhận
- Hạn chót nhận hàng tại kho của anh là ngày nào, cho đường biển và đường hàng không?
- Ai đứng tên nhận hàng ở nước đến?
- Danh sách giấy tờ cho đúng mặt hàng của tôi là gì?
- Nhãn của tôi đã đủ chưa? Tôi gửi ảnh để anh xem trước.
- Hạn dùng còn lại tối thiểu khi hàng tới là bao lâu?
- Thuế và phí ở nước đến ước tính bao nhiêu, ai trả, trả lúc nào?
- Hàng được giao tới gian vào ngày nào, giờ nào?
- Có kho lạnh không, tính phí thế nào?
- Nếu hàng bị giữ để kiểm tra, ai báo cho tôi và trong bao lâu?
- Sau hội chợ, hàng còn lại xử lý theo những cách nào?
Câu thứ tư tiết kiệm nhiều nhất. Sửa một file nhãn trước khi in mất một ngày. Sửa nhãn khi thùng hàng đã nằm ở kho hải quan nước ngoài thì gần như không làm được.
6. Lịch Gửi Mẫu Dựng Ngược Từ Ngày Khai Mạc
| Trước ngày khai mạc | Việc |
|---|---|
| 90 ngày | Chốt danh sách mẫu. Tách hàng tiêu hao và hàng mang về |
| 75 ngày | Xin danh sách giấy tờ từ đơn vị giao nhận. Gửi ảnh nhãn cho họ xem trước |
| 60 ngày | Sản xuất lô mẫu với hạn dùng dài nhất có thể. In nhãn theo yêu cầu nước đến |
| 50 ngày | Xin giấy chứng nhận y tế, giấy chứng nhận xuất xứ |
| 40 ngày | Đóng thùng, ghi mã gian trên từng thùng. Hàng đường biển rời cảng |
| 20 ngày | Hàng đường hàng không rời Việt Nam |
| 7 ngày | Xác nhận hàng đã thông quan và đang ở kho của đơn vị giao nhận |
| 1 ngày | Nhận hàng tại gian. Đếm thùng theo phiếu đóng gói |
Các mốc ngày là gợi ý của Wisematch. Hạn nhận hàng chính thức do đơn vị giao nhận của từng hội chợ công bố, và thường sớm hơn bạn nghĩ.
7. Mang Bao Nhiêu Mẫu Là Đủ
Mang thiếu thì ngày thứ ba hết mẫu. Mang thừa thì trả cước cho thứ phải bỏ lại. Cách tính gồm ba dòng.
- Số cuộc gặp có hẹn mỗi ngày, nhân số ngày hội chợ.
- Cộng số khách vãng lai bạn muốn cho thử mỗi ngày.
- Nhân với khẩu phần thử, rồi cộng 20% dự phòng.
Tách riêng hai loại. Mẫu ăn thử tại gian cần nhiều, đóng gói đơn giản. Mẫu nguyên hộp để người mua mang về cần ít hơn, nhưng phải đúng bao bì thương mại và nhãn hoàn chỉnh.
Tại Gulfood 2026, hơn 3.500 cuộc gặp đã được xếp lịch trước ngày khai mạc. Nghĩa là số mẫu nguyên hộp nên tính theo số cuộc hẹn bạn đã đặt, không theo ước lượng số người đi ngang.
Nguồn: Gulfood 2026 Post Show Report.
7.1. Đóng Thùng Để Tới Nơi Còn Dùng Được
- Ghi trên mỗi thùng: tên hội chợ, sảnh, mã gian, tên công ty, số thứ tự thùng trên tổng số thùng.
- Một bản phiếu đóng gói dán ngoài thùng, một bản để trong thùng.
- Hàng cần mát hỏi trước về kho lạnh và tủ mát tại gian. Không phải gian nào cũng có ổ điện cho tủ.
- Hàng dễ vỡ đóng riêng, không ghép chung thùng với hàng nặng.
8. Sau Hội Chợ, Mẫu Còn Lại Đi Đâu
| Cách xử lý | Lưu ý |
|---|---|
| Tặng người mua đã gặp | Cách tốt nhất. Giao tận tay vào ngày cuối, kèm tờ thông số |
| Gửi tới văn phòng người mua trong nước đó | Hỏi đơn vị giao nhận. Hàng đã thông quan thì chuyển nội địa được |
| Bán tại chỗ | Hàng nhập dưới dạng mẫu không được bán nếu chưa nộp thuế và làm thủ tục thương mại |
| Mang về Việt Nam | Thường tốn hơn giá trị hàng, trừ thiết bị và hàng trưng bày |
| Tiêu huỷ | Theo quy định của trung tâm triển lãm |
9. Bốn Thứ Quyết Định Chi Phí Gửi Mẫu
Bài này không ghi con số tiền, vì cước đổi theo tuyến và theo tháng. Bốn thứ dưới đây quyết định con số bạn sẽ nhận.
- Khối lượng và thể tích. Hàng nhẹ mà cồng kềnh tính theo thể tích.
- Loại hàng. Hàng khô rẻ nhất. Hàng lạnh và hàng lỏng đắt hơn nhiều.
- Giấy tờ. Mỗi giấy chứng nhận là một khoản phí và một khoảng thời gian.
- Hạn dùng còn lại. Hạn ngắn buộc bạn đi đường hàng không.
Khoản này hay bị bỏ sót khi lập ngân sách. Bài bảy khoản chi phí đi hội chợ quốc tế hay bị quên xếp nó cạnh sáu khoản khác. Với Gulfood, xem thêm bài chi phí đi hội chợ Dubai Gulfood 2027.
Đang chuẩn bị mẫu cho Gulfood 2027? Nhắn Zalo 035 462 4102 loại hàng và số thùng dự kiến. Wisematch gửi lại các mốc thời gian nên theo cho kỳ này và những giấy tờ nên hỏi đơn vị giao nhận.
10. Mười Lỗi Hay Gặp Khi Gửi Hàng Mẫu
- Gửi sát ngày. Mẫu tới sau ngày khai mạc là mất cả kỳ hội chợ.
- Gửi tới khách sạn dưới tên cá nhân.
- Nhãn chỉ có tiếng Việt.
- Dán đè ngày sản xuất hoặc hạn dùng.
- Giấy chứng nhận do công ty tự cấp.
- Hạn dùng còn lại quá ngắn khi hàng tới nơi.
- Không ghi mã gian trên thùng.
- Xách tay hàng có thịt, sữa vào nước cấm.
- Không có mẫu dự phòng xách tay khi thùng chính bị giữ.
- Không ai được giao việc theo dõi thùng hàng trong tuần trước khai mạc.
Lỗi thứ mười là lỗi của tổ chức, không phải của thủ tục. Thùng hàng nào cũng cần một người chịu trách nhiệm có tên.
11. Không Có Mẫu Thì Sao
Với thực phẩm, nếm là bước rút ngắn mọi cuộc nói chuyện. Nếu mẫu không tới kịp, bạn còn ba thứ thay thế một phần.
- Hộp sản phẩm thật đã xách tay, để người mua cầm và đọc nhãn.
- Tờ thông số một trang có ảnh, thành phần, chứng nhận và quy cách đóng thùng.
- Lời hẹn gửi mẫu tới văn phòng họ trong hai tuần sau hội chợ, và giữ đúng lời.
Cách thứ ba đôi khi tốt hơn cho thử tại gian. Người mua thử mẫu ở văn phòng, cùng đồng nghiệp, khi không vội. Bài mẫu email chào hàng sau hội chợ có mẫu thư đi kèm lô mẫu đó.
12. Câu Hỏi Thường Gặp Về Gửi Hàng Mẫu Đi Hội Chợ Nước Ngoài
12.1. Nên Gửi Hàng Mẫu Trước Hội Chợ Bao Lâu?
Bắt đầu chuẩn bị ít nhất 60 ngày trước khai mạc. Hàng đường biển nên rời cảng khoảng 40 ngày trước. Hạn nhận hàng chính thức do đơn vị giao nhận của hội chợ công bố.
12.2. Xách Tay Hàng Mẫu Thực Phẩm Có Được Không?
Hàng khô số lượng nhỏ thường được, tuỳ nước. Thịt, sữa và sản phẩm từ chúng bị cấm hoặc hạn chế ở nhiều nước. Bạn kiểm tra quy định hành lý của nước đến.
12.3. Hàng Mẫu Có Phải Nộp Thuế Không?
Tuỳ nước và tuỳ trị giá. Hàng mẫu không có nghĩa là tự động miễn thuế. Đơn vị giao nhận báo trước khoản này.
12.4. Mẫu Thực Phẩm Có Cần Nhãn Tiếng Nước Ngoài Không?
Thường là có. Với UAE, nhãn cần tiếng Ả Rập hoặc song ngữ Ả Rập và Anh.
12.5. Dùng Sổ ATA Cho Hàng Mẫu Thực Phẩm Được Không?
Không, với mẫu ăn thử và mẫu tặng. Sổ ATA chỉ dành cho hàng sẽ mang trở về.
12.6. Đi Theo Đoàn Thì Ai Lo Hàng Mẫu?
Tuỳ đoàn. Có đoàn gom hàng đi chung, có đoàn để doanh nghiệp tự gửi. Đây là một trong những câu phải hỏi trước khi vào đoàn, có ở bài tự đi hội chợ hay đi theo đoàn.
12.7. Tour Tham Quan Có Gồm Phí Gửi Mẫu Không?
Với tour Gulfood 2027 của Wisematch, phí gửi hàng mẫu chưa gồm trong giá tour. Chi tiết ở bài tour Gulfood 2027.
Người viết: Maximillien Quân Phạm, người sáng lập Wisematch.
