Hội chợ triển lãm là cơ hội tuyệt vời để doanh nghiệp giới thiệu sản phẩm, dịch vụ và thương hiệu của mình đến với nhiều khách hàng tiềm năng, đồng thời nghiên cứu và mở rộng thị trường. Tuy nhiên để đạt được hiệu quả tốt nhất, bên cạnh việc lập kế hoạch chi tiết cho sự kiện, doanh nghiệp cần biết cách dự trù và kiểm soát chi phí tham gia hội chợ triển lãm.
1. Chi phí tham gia hội chợ triển lãm gồm những loại nào?
Khi tham gia hội chợ, triển lãm, doanh nghiệp cần chuẩn bị và dự trù một loạt các chi phí khác nhau để đảm bảo sự thành công và hiệu quả.
1.1 Chi phí thuê mặt bằng gian hàng
Đây là khoản chi phí cơ bản và không thể thiếu để doanh nghiệp có được không gian trưng bày sản phẩm hoặc dịch vụ. Chi phí này thường được tính theo mét vuông và có thể dao động tùy thuộc vào vị trí của gian hàng. Thông thường, các gian hàng nằm ở vị trí trung tâm hoặc gần cổng đón khách thường có chi phí cao hơn so với những vị trí khác.
1.2 Chi phí thiết kế và xây dựng gian hàng
Sau khi thuê mặt bằng, doanh nghiệp cần thiết kế và xây dựng gian hàng để tạo ra một không gian hấp dẫn và thu hút khách tham quan. Chi phí này bao gồm việc thuê đơn vị thiết kế, thi công và trang trí gian hàng sao cho bắt mắt và chuyên nghiệp. Mức chi phí này khó có thể định lượng do từng đơn vị thi công. Tuy nhiên, yêu cầu thiết kế, trang trí càng khó và đặc biệt với chất liệu gian càng càng tốt thì mức chi phí sẽ càng cao.
1.3 Chi phí vận chuyển và lắp đặt
Doanh nghiệp cũng cần phải chi trả cho việc vận chuyển sản phẩm, vật liệu trưng bày và các thiết bị cần thiết đến địa điểm triển lãm. Bên cạnh đó, chi phí cho việc lắp đặt và tháo dỡ gian hàng sau khi sự kiện kết thúc cũng cần được dự trù.
1.4 Chi phí quảng cáo và tiếp thị
Chi phí quảng cáo và tiếp thị là một phần không thể thiếu để thu hút khách tham quan. Chi phí này bao gồm các hoạt động quảng cáo như in ấn tài liệu, thuê màn hình hiển thị hoặc thực hiện các chiến dịch truyền thông trên các kênh truyền hình, báo chí và mạng xã hội. Việc đầu tư vào tiếp thị, quảng cáo giúp doanh nghiệp thu hút được sự chú ý của khách hàng tiềm năng.
1.5 Chi phí nhân sự
Việc có đủ nhân sự để quản lý gian hàng, giải đáp thắc mắc của khách hàng và thực hiện các hoạt động tiếp thị trực tiếp là rất quan trọng. Vì vậy, hãy dự trù chi phí dành cho nhân sự bao gồm lương, ăn ở và đi lại cho nhân viên trong suốt thời gian diễn ra sự kiện.
Đặc biệt, nếu khoảng cách xa, chi phí tham gia hội chợ triển lãm cần tính thêm chi phí vé máy bay, khách sạn và các khoản chi phí liên quan khác.
1.6 Chi phí dịch vụ tiện ích
Các dịch vụ tiện ích như điện, nước, internet và các dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật khác cũng sẽ phát sinh chi phí. Đây là những yếu tố cần thiết để đảm bảo gian hàng hoạt động trơn tru.
1.7 Chi phí phát sinh
Đây là những chi phí không dự đoán trước được nhưng có thể xảy ra như chi phí sửa chữa, bảo dưỡng thiết bị, hoặc chi phí phạt nếu không tuân thủ quy định của ban tổ chức. Việc dự phòng một khoản chi phí phát sinh sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong việc xử lý các tình huống bất ngờ.
Tóm lại, chuẩn bị kỹ lưỡng và dự trù các loại chi phí này sẽ giúp doanh nghiệp lên kế hoạch chi tiết, tối ưu hóa ngân sách và đảm bảo sự thành công khi tham gia các sự kiện hội chợ, triển lãm.
2. Dự trù chi phí tham gia hội chợ triển lãm như thế nào để hiệu quả?
Dự trù chi phí tham gia hội chợ triển lãm sao cho hiệu quả là một quá trình quan trọng và đòi hỏi sự tỉ mỉ trong việc lập kế hoạch và quản lý ngân sách. Với kinh nghiệm tổ chức hàng trăm tour tham hội chợ và hỗ trợ doanh nghiệp tham gia hội chợ, triển lãm lớn, WiseMatch sẽ đưa ra một số gợi ý để doanh nghiệp có thể dự trù chi phí một cách hiệu quả.
2.1. Xác định mục tiêu và phạm vi tham gia
Mục tiêu này có thể là giới thiệu sản phẩm mới, tìm kiếm khách hàng tiềm năng, hoặc xây dựng thương hiệu. Việc xác định mục tiêu sẽ giúp doanh nghiệp lựa chọn các hội chợ phù hợp và lên kế hoạch chi tiết.
2.2. Lập danh sách các khoản chi phí
Doanh nghiệp nên lập một danh sách chi tiết các khoản chi phí cần thiết, bao gồm các đầu mục đã nhắc đến ở trên. Và để bản danh sách này có giá trị cao trong quản lý chi phí, doanh nghiệp nên liên hệ và lấy báo giá từ nhiều nhà cung cấp khác nhau rồi so sánh giá cả và chất lượng dịch vụ để lựa chọn nhà cung cấp phù hợp nhất với ngân sách và yêu cầu của mình.
2.3. Lên kế hoạch chi tiết và dự phòng
Doanh nghiệp cần lên kế hoạch chi tiết cho từng khoản chi phí và lập dự trù thêm 10-15% ngân sách cho các chi phí không lường trước được. Việc có một kế hoạch chi tiết và dự phòng sẽ giúp doanh nghiệp quản lý ngân sách tốt hơn và tránh các tình huống bất ngờ.
2.4. Quản lý và kiểm soát chi phí
Trong suốt quá trình chuẩn bị và tham gia hội chợ, doanh nghiệp cần theo dõi và kiểm soát chi phí chặt chẽ bằng cách so sánh chi phí thực tế với kế hoạch để điều chỉnh kịp thời nếu có phát sinh. Có thể sử dụng phần mềm quản lý chi phí hoặc bảng tính để theo dõi các khoản chi một cách hiệu quả.
2.5. Đánh giá hiệu quả sau sự kiện
Sau khi kết thúc hội chợ, doanh nghiệp nên đánh giá lại toàn bộ chi phí và hiệu quả của việc tham gia. So sánh mục tiêu đặt ra ban đầu với kết quả đạt được để rút kinh nghiệm cho các lần tham gia sau. Điều này giúp doanh nghiệp điều chỉnh chiến lược và tối ưu hóa ngân sách trong tương lai.
Bằng cách lập kế hoạch chi tiết, lựa chọn nhà cung cấp cẩn thận, và quản lý chi phí chặt chẽ, doanh nghiệp sẽ có thể dự trù chi phí tham gia hội chợ triển lãm một cách hiệu quả và tối ưu hóa lợi ích từ sự tham gia này.
>>> Mời bạn đọc tìm hiểu chi tiết về dịch vụ tổ chức tour tham quan công ty và hội chợ của Wisematch
3. Dịch vụ hỗ trợ tham gia hội chợ triển lãm tiết kiệm chi phí
Hiểu được khó khăn của doanh nghiệp khi tham gia hội chợ triển lãm với rất nhiều đầu việc cần chuẩn bị mà nhân sự lại có hạn, WiseMatch cung cấp một loạt dịch vụ hỗ trợ tham gia hội chợ triển lãm trọn gói nhằm giúp các doanh nghiệp tiết kiệm chi phí mà vẫn đảm bảo hiệu quả cao nhất.
3.1. Tư vấn chiến lược và lập kế hoạch
WiseMatch sẽ làm việc chặt chẽ với doanh nghiệp để xác định mục tiêu tham gia hội chợ triển lãm. Các chuyên gia của WiseMatch sẽ tư vấn về cách thức trình bày sản phẩm, chiến lược tiếp cận khách hàng và các hoạt động tương tác tại gian hàng để nâng cao hiệu quả thu hút khách hàng.
Ví dụ, nếu doanh nghiệp muốn giới thiệu một sản phẩm mới, WiseMatch sẽ cùng danh nghiệp phân tích, xác định mục tiêu, đối tượng khách hàng và đề xuất các phương pháp thu hút sự chú ý như trình diễn sản phẩm trực tiếp, sử dụng công nghệ tương tác hoặc tổ chức các hoạt động nhỏ tại gian hàng.
Xem thêm về các tour hội chợ tại các quốc gia khác mà Wisematch kết nối:
| Hội chợ Campuchia | Hội chợ Trung Quốc | Hội chợ Thái Lan |
3.2. Lập và tối ưu bảng dự trù kinh phí
WiseMatch sẽ giúp doanh nghiệp lập một bảng dự trù kinh phí chi tiết và tối ưu hóa các khoản chi phù hợp với ngân sách của doanh nghiệp: từ chi phí thuê mặt bằng, thiết kế gian hàng, vận chuyển, quảng cáo, nhân sự đến các dịch vụ tiện ích như điện, nước, internet.
Trường hợp doanh nghiệp có ngân sách hạn chế, WiseMatch sẽ đưa ra các giải pháp tiết kiệm như sử dụng vật liệu trưng bày đơn giản nhưng hiệu quả, hoặc tận dụng các gói dịch vụ trọn gói để giảm chi phí phát sinh.
3.3. Hỗ trợ đăng ký và chuẩn bị tài liệu
WiseMatch sẽ hỗ trợ doanh nghiệp trong việc đăng ký tham gia hội chợ triển lãm, đảm bảo tuân thủ các quy định và yêu cầu của ban tổ chức. Ngoài ra, WiseMatch sẽ chuẩn bị các tài liệu cần thiết như hồ sơ đăng ký, tài liệu quảng cáo, brochure sản phẩm và các tài liệu tiếp thị khác theo nhu cầu từ phía doanh nghiệp, đảm bảo chất lượng và tính thẩm mỹ cao.
Sau khi kết thúc hội chợ, WiseMatch sẽ giúp doanh nghiệp thu thập và phân tích phản hồi từ khách hàng, đánh giá số lượng khách hàng tiềm năng và đưa ra báo cáo chi tiết. Bằng cách sử dụng các dịch vụ từ WiseMatch, doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm chi phí mà còn đảm bảo được hiệu quả và chất lượng của việc tham gia hội chợ triển lãm. WiseMatch cam kết mang đến các giải pháp toàn diện và tối ưu nhất, giúp doanh nghiệp thành công trong các sự kiện quan trọng.
Mọi thông tin chi tiết xin liên hệ:
- Công ty TNHH Wisematch Việt Nam
- Địa chỉ: 375 Nguyễn Thái Bình, Quận Tân Bình, TPHCM
- Email: info@wisematch.vn
- Hotline: 035 462 4102
